【無料Excel】給与明細を「手作り」するのは今日で卒業。ボタン一発で全員分をPDF化する自動化ツール

お疲れ様です。「メリ爺の事務攻略万歳！」へようこそ。
管理人のメリ爺です。

毎月の給料日、従業員のみんなが笑顔になる一方で、社長や事務担当者のあなたは、こんな顔をしていませんか？

• 「A君の残業代、間違ってB君のシートに入力しちゃった…」
• 「人数分のExcelシートをコピーして、印刷して、カッターで切って…」
• 「専用の給与ソフトを入れたいけど、従業員5人じゃ割に合わない」

その作業、はっきり言って「時間の無駄」です。
今日は、Excelさえあれば「ボタン一発で全員分の給与明細PDFを自動作成」し、メールやLINEで送れるようにする魔法のツールを無料配布します。

なぜ「給与明細づくり」はこんなに面倒なのか？

理由は単純。「転記（書き写し）」と「整形（見た目を整える）」を人間がやっているからです。

一覧表には正しい数字が入っているのに、それを一人ずつの明細書レイアウトに書き写す時にミスが起きます。
そして、印刷して封筒に入れる作業で、貴重な半日が潰れます。

これを解決するには、「転記と整形はExcel（マクロ）にやらせる」のが正解です。

【無料配布】給与明細PDF自動生成ツール

今回作成したのは、以下の機能を持つExcelツールです。

1. 一覧表に入力するだけ：毎月の作業はリスト形式で入力するだけ。
2. ボタン一発作成：「発行ボタン」を押せば、全員分の明細が完成。
3. PDFで出力：紙ではなくPDFファイルとして保存されるので、そのままメールやチャットで送れます。

以下のボタンからダウンロードして、まずは体験してみてください。
難しい設定は不要です。

【仕組み解説】どうやって自動化しているの？

「マクロって難しそう…」「壊れたらどうするの？」と不安な方へ。
仕組みは驚くほどシンプルです。

人間がやると1人5分かかる作業も、Excelなら1人0.5秒です。
従業員が10人いようが50人いようが、トイレに行っている間に終わります。

「数式」と「マクロ」の決定的な違い

「え？ 別のシートの数字を持ってくるだけなら、=データ!A1 みたいな数式でもできるんじゃない？」

鋭い質問です。確かに数式でも数字は持ってこれます。
しかし、数式には致命的な弱点があります。

マクロは「1枚の紙」を高速で使い回す

今回配布するマクロ（VBA）は、数式とは全く違う動きをします。
イメージとしては、「Excelの中に住んでいる小人が、1枚の雛形用紙に書いては消し、書いては消しを猛スピードで繰り返している」と思ってください。

だから、従業員が何人増えても、明細書のシートはたった1枚でいいのです。

【図解】小人（プログラム）の動きを見てみよう

ボタンを押した瞬間、プログラムの中では以下のような「流れ作業」が超高速で行われています。

人間がこの作業をやると、途中でコピーし間違えたり、保存し忘れたりします。
でも、プログラム（ロボット）は文句も言わず、ミスもせず、1人あたり0.5秒でこのループを完走します。

これが「自動化」の正体です。

このツール、実は「AI」が作りました

「こんな便利なマクロ、メリ爺さんが徹夜で作ったの？」
いえいえ、実はこれ、AI（ChatGPTなど）に指示して作らせたものです。

私が使った指示（プロンプト）は、たったこれだけです。

これだけで、AIが完璧なコードを書いてくれます。
今や、「プログラミングを覚える」必要はありません。「AIへの頼み方」さえ知っていれば、業務改善は誰でもできるのです。

「もっとウチに合わせたツールが欲しい」という経営者様へ

今回のツールは汎用的なものです。
「ウチは時給計算が複雑なんだ」「交通費の非課税枠も自動計算したい」「勤怠管理表から自動で取り込みたい」

そんなご要望があれば、ぜひメリ爺にご相談ください。

「AIを使って、低コストで自社専用のシステムを作ってほしい」
そんな相談も大歓迎です。お問い合わせはコメント欄、またはフォームからお気軽にどうぞ。

それでは、来月の給料日は、コーヒーでも飲みながら「ボタン一発」で仕事を終わらせてくださいね！
ご安全に！