GPTs共有方法を事故ゼロへ：社内権限設定と漏えい対策7項目

社内でGPTを配りたい。でも「リンクが流出したら？」「退職者が出たら？」「誰が何を見られる？」が怖くて止まる。これ、めちゃくちゃ普通の反応です。

実は“GPTの共有”は、公開・リンク・社内共有で「見える範囲」と「事故の起き方」が別物です。さらに社内共有で権限を一段ミスると、会話ログではなく“設計図そのもの”（設定やナレッジ）が複製され得ます。

答えはシンプルで、用途を「試作／限定配布／社内展開／一般公開」に仕分けし、社内は最小権限（Can chat中心）＋引継ぎルールで“死なない運用”にするだけでOKです。

このブログは「動くコード」より「育て続ける設計・運用」を重視します。属人化とデジタル・スラムを防ぐ前提で、共有と権限を整理していきます。

※GPTsそのもの（通常チャットとの違い）が曖昧な人は、先にここで整理してから戻ると迷いません。

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2026.01.29

GPTs共有で選べる公開範囲

GPTsの共有は、基本は3つ（Private / Anyone with link / Everyone）です。さらに社内で使うなら、本命がワークスペース共有（Team/Business/Enterprise/Eduなど）になります。

公開範囲の選び方〜Publishまでを画面つきで確認したい人はこちら（迷子ゼロ手順）。

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2026.01.28

非公開で自分だけが使う

試作・検証・一人運用なら、非公開がいちばん安全です。

理由は単純で、共有が発生しないからです。

仕様が固まる前に人へ配ると、後で直したい時に「誰の業務が止まるか分からない」状態になります。これ、地味に効いてきます。

私のやり方は、まず非公開で“仕様を固めるフェーズ”を必ず1回作ることです。

ここで役に立つのが、あとから説明できる「プロンプト改訂ログ」です。

プロンプト改訂ログ（運用例）

• 2026-02-01：質問の聞き返しを追加（入力が雑でも事故らないため）
• 2026-02-03：出力形式を「箇条書き→表」に変更（経理が転記しやすいため）
• 2026-02-07：禁止事項を追記（個人情報が出ないため）

試作で固める5項目（チェックリスト）

• 何を入力したらOK／NGか（禁止入力）
• 出力の型（箇条書き・表・メール文など）
• 聞き返し条件（情報が足りない時の質問テンプレ）
• 例外対応（分からない時はどう返すか）
• 改訂ログ（誰のために、何を、なぜ変えたかを1行）

※「非公開のまま育てる手順」は、上で貼った「画面つき手順」のPrivate運用パートにまとめています。

リンクを知る人だけが使う

限定配布ならリンク共有が手軽です。

ただし、リンク共有はアクセス制御ではありません。

リンクを知った人＝使えるが基本なので、配布設計をサボると一気に危なくなります。

私がヒヤッとした想定はこれです。相手に悪気がなくても起きます。

想定事故：顧問先に渡したリンクが転送される

配布者 → A社担当 →（便利だから）社内チャット転送 → 担当退職 → リンクだけ残存

この事故の嫌なところは、「誰が持っているか分からない」のに、リンクが生き続ける点です。

対策は“技術”より台帳＋文面固定＋棚卸しです。

配布台帳（これだけで事故が減る）

配布時に必ず入れる固定文（テンプレ）

• このリンクは貴社担当者のみ利用可です（再配布禁止）。
• 個人情報・契約書全文・社外秘は入力しないでください。
• 利用停止や不具合は、以下の窓口に連絡してください（窓口）。
• 月1で利用継続を確認します（棚卸し）。

※リンク共有の「配布文面」「棚卸しチェック」「停止の考え方」は別記事で深掘りします（タスク起票済み）。

GPT Storeで一般公開する

不特定多数に配るなら、GPT Store公開（Everyone）です。

公開した瞬間から「あなたの意図しない使われ方」が混ざります。なので公開前に、誤解されるポイントと入力禁止を先に置くと火種が減ります。

私が公開前に必ず書くのは、この4点です（短くてOK）。

公開前の「誤解・炎上」対策テンプレ

• 免責：本GPTは一般情報の提供です。最終判断は利用者が行ってください。
• できない宣言：「税務相談できますか？」→ できません（専門家へ）。
• 入力禁止：個人情報・契約書の全文・顧客名簿は入れないでください。
• 連絡先：不具合・誤回答の報告先（メールやフォーム）

もう1つ大事なのが表示名/ドメインです。公開すると、作者として何が出るかを先に決めないと後悔します。

公開前チェック表（地雷を踏まない）

注意：Apps（外部連携）を使うGPTは、公開できる範囲が変わることがあります。先に「公開できる/できない」を確認してから作り込むのがおすすめです。

公開範囲（Everyone）を含むPublishの流れと、画面での迷子ポイントは「画面つき手順」の記事にまとめています。

ワークスペースで社内共有する

社内展開の本命は、ワークスペース共有です。

ここは「権限設計＝内部統制」だと考えるとブレません。

理由は、社内で配った瞬間にGPTが業務インフラになるからです。

誰に何を許すかが曖昧だと、事故が起きた時に説明できません。

ワークスペース共有は、出し方が複数あります。

• 特定ユーザー/グループに共有（招待して渡す）
• 社内のリンク共有（例：同じワークスペースの「リンクを知る人」）
• ワークスペース内に公開（社内のExploreに出す）

さらに重要なのが、共有時に権限を選べる点です。

この権限をミスると、会話ログではなく設定（設計図）側が広がります。

権限（Can chat / Can view settings / Can edit）の具体的な違いと、事故を避ける基準は次の章で詳しく解説します（ここが本題です）。

比較表：非公開／リンク／社内共有／一般公開

ここまで整理できれば、次は「用途別にどれを選ぶか」を3秒で決められます。

3秒で決まる共有設定チャート

用途別のおすすめ設定

共有設定は「誰に渡すか」じゃなくて、用途で決めるのが一番ラクです。用途が決まれば、共有範囲も権限もほぼ自動で決まります。

なぜなら、共有方式ごとに事故の起き方が違うからです。ここを混ぜると「漏えい」か「運用が止まる」のどちらかが起きます。

3秒チャート（まずこれだけ）

1) まだ試作？                → 非公開（Private）
2) 相手が少数で限定配布？      → リンク共有（Anyone with link）
3) 社内の業務として展開？      → ワークスペース共有（社内共有）
4) 不特定多数に配りたい？      → GPT Store公開（Everyone）

私は実際に、同じGPTをこの4つで切り替えて、別ブラウザ（シークレット）＋別アカウントで開き直して確認します。

その結果、迷うポイントはいつも同じで、「社内なのにリンク共有で配り始める」パターンが一番ヤバいです。便利だからやりがちなんですよね。

用途で決めた後は、「最小権限」だけ守ればOKです。特に社内共有はここで事故が止まります。

どこまで見られるかの不安を解体する

不安の正体は、だいたいこの4つです。

• 作者に「会話ログ」が見られるのか
• 設定（プロンプト等）やナレッジ（添付ファイル）が抜かれるのか
• 外部連携（Actions/Apps）で入力が外へ出るのか
• 入力内容が学習に使われるのか

先に安心材料を置きつつ、危ないポイントだけ潰します。守る場所を間違えないのが一番ラクです。

GPTの作者が見られないもの

作者（GPTの作成者）は、ユーザーの「個別の会話ログ」を見られないとされています。

ここを勘違いして「どうせ見られるから…」となると、守る場所がズレます。

私が検証するときは、こうします。

• 自分でGPTを作る
• 別アカウントでそのGPTを使って会話する
• 作成者側の画面に戻り、会話内容を読む導線があるか探す

つまり、怖がるべきは「会話そのもの」ではなく、共有のやり方と権限です。

特に社内共有で権限をミスると、会話ログではなく設計図（プロンプトやナレッジ）が動きます。

外部連携があると入力が外部へ送られる

Actions/Appsなどの外部連携があるGPTは、入力の一部が第三者サービスに送られる可能性があります。

社内で怖いのはここです。相手先の保存や再利用のルールが絡むので、社内説明が必要になります。

私がやる簡単な検証イメージはこれです（技術者じゃなくてもOK）。

• 外部連携がONのGPTに、テスト文を入力する
• （可能なら）受信ログが見えるテスト環境で、送信された内容の範囲を確認する
• その結果を「注意書き」に固定して、社内ルールに落とす

依頼（現場）→ 審査（情シス/総務）→ 承認（責任者）→ 設定（編集者）→ 棚卸し（月1）

注意書きは「説明文の先頭」に固定がおすすめです。後から揉めにくいです。

【注意】このGPTは外部サービスと連携する場合があります。入力内容の一部が外部へ送信される可能性があります。個人情報・契約情報・社外秘は入力しないでください。

無料と法人プランで学習利用の前提が違う

学習利用（モデル改善への利用）は、プランと設定で前提が変わります。

社内利用で最初に固めたいのはここです。ここが曖昧だと、導入の説明が毎回ぶれます。

私は社内向けに、こう整理して文書にします。

• 個人向け：設定によっては会話がモデル改善に使われる可能性がある（オン/オフを確認）
• 法人向け：契約・管理設定で「学習利用しない」前提になっていることがある（管理画面と契約で確認）

重要なのは「断言」じゃなくて、自社の契約と設定を根拠にして社内規程へ書くことです。

具体的な確認手順（Data Controlsの見方、法人管理画面での統制、学習利用の考え方）は、別記事「プライバシー／データ管理」でまとめます。社内に配る前に、そこまでセットで押さえておくと説明が止まりません。

社内共有の権限は3段階で事故が決まる

社内共有は、権限を1段ミスるだけで事故の種類が変わります。

ポイントは「現場は使うだけ」「教育は期限付き」「編集は管理者だけ」の3つに割り切ることです。

権限設定チェック7項目（漏えい対策）

「事故が起きない社内共有」に必要なのは、難しい技術ではなく7つの確認です。社内規程にそのまま落とせる形で置きます。

1. 用途を固定：このGPTは「何のため」か（業務範囲を1行で書く）
2. 共有方式を固定：Private / リンク共有 / 社内共有 / 公開 のどれかを決める
3. 権限は最小：配布の既定は Can chat（現場は“使うだけ”）
4. view/editは例外扱い：承認者・目的・期限を必ず付ける（台帳に残す）
5. ナレッジ投入ルール：入れて良い/ダメの線引きを文章化（原本は別管理）
6. 外部連携（Apps/Actions）審査：送信先・保存・再利用・問い合わせ先を確認して注意書きに固定
7. 月1棚卸し：編集者が1人になっていないか／viewが増殖していないか／不要GPTを止める判断ができるか

一次情報ログで検証してスクショ化する手順

共有設定は「自分の画面」だけ見ても判断を間違えます。

事故を限りなくゼロに寄せるなら、共有範囲を切り替え → 別ブラウザ/別アカウントで開く → 見える範囲を表に固定 → スクショで証拠化までを1セットにしてください。

• 社内に出す前に「誰に何が見えるか」を自分の環境で確定できる
• 仕様変更があっても、スクショとログがあればすぐ再検証できる
• 退職・異動があっても「なぜその権限にしたか」が残る

共有URLを別ブラウザと別アカウントで開く

答え：共有設定を触ったら、必ずシークレット（別ブラウザでもOK）＋別アカウントで開いて確認します。

自分が作成者だと、権限が盛られた状態で見えてしまい「大丈夫そう」に見えるからです。

やることはシンプルです（5ステップ）

1. 検証用GPTを1つ作る（内容はテストでOK。社外秘は入れない）
2. 公開範囲（非公開／リンク共有／公開）を切り替えて、共有URLをメモする
3. シークレットウィンドウで開く（ログイン状態の影響を切る）
4. 別アカウントで同じURLを開く（社内なら「利用者役」のアカウント）
5. 下の検証表を埋めて、そのままスクショ化する

小さなコツ：スクショは「見えた/見えない」より、どの画面を見たかが大事です。共有設定画面、GPTの表示画面、権限選択画面の3点は最低でも押さえます。

検証表（雛形：このままコピペして埋めてください）

※「—」はあなたの環境で○×を埋める欄です。

※「条件次第」は、プラン/管理設定/UI変更で動くことがあるので、必ず自分の環境で再確認してください。

スクショは“5枚セット”で残すと後で迷いません

• ① 公開範囲を選ぶ画面（Private / Anyone with link / Everyone）
• ② シークレットで開いたGPT表示（名前・説明・作者/ドメインが見える箇所）
• ③ 共有（社内共有）で権限を選ぶ画面（Can chat / Can view settings / Can edit）
• ④ Can view settingsで見える設定画面（Instructions/Knowledgeの存在が分かる箇所）
• ⑤ 実際のチャット画面（初回の注意書きが表示される箇所）

社内向けの注意：スクショに社員名やワークスペース名、社内URLが映ることがあります。共有前にモザイク（塗りつぶし）してから貼ってください。

会話の共有リンクとGPT共有を混同しない

答えはこれです。会話の共有リンク＝会話の中身が見えるリンク、GPT共有＝GPTを使える範囲の設定。別物です。

ここを混同すると、「GPTを社内共有しただけのつもり」が、実は顧客名や契約内容入りの会話ログを“誰でも見られるリンク”で配っていた…みたいな事故が起きます。

• GPT共有：誰がそのGPTを使えるか（権限・設計図の扱いが論点）
• 会話共有：その会話を丸ごと見せる（内容漏えいが論点）

会話共有は会話そのものが見える

会話共有リンクは、その会話のスナップショット（会話の全文）が見えます。GPTの共有とは別ルートで情報が外に出ます。

理由はシンプルで、会話共有リンクは「リンクを持っている人が会話を閲覧できる」仕組みだからです。権限を細かく切ったり、期限を付けたりは基本できません。

社内ルールへの落とし込み（そのまま貼れるテンプレ）

会話の共有リンクは原則禁止。共有が必要な場合は、個人情報・顧客名・契約条件・社外秘を削除した要約のみを共有する。テンプレ質問や回答例を共有する場合は、会話リンクではなく、社内ドキュメント（議事録/手順書）に転記して残す。

NG/OKの線引き（迷う人向け）

もし過去に会話共有リンクを作ってしまったなら、設定画面から共有リンクを一覧で管理して削除できます。削除手順は別記事で画像つきでまとめます（タスク起票済み）。

デジタルスラムを防ぐ死なない運用チェックリスト

GPTを社内で“死なせない”コツは、台帳（見える化）＋最小権限＋月1棚卸し＋引継ぎ1枚の4点セットにすること。

まず作る4点セット（成果物）

権限付与基準（テンプレ）

まとめ

GPTs共有は「用途で仕分け→社内は最小権限→引継ぎルール」で事故をほぼ潰せます。特に社内共有のCan view settingsは“設計図の複製”になり得るので要注意です。

外部連携があるGPTは、入力が第三者へ送信され得ます。公開・配布前に必ず注意書きと承認フローを用意してください。

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